Hasta hace poco, en el entorno empresarial se hablaba de la automatización robótica de procesos (RPA) y de la gestión estructurada de los procesos de negocio (BPA). La IPA (automatización inteligente de procesos, también llamada hiperautomatización inteligente) integra ambas tecnologías para optimizar de forma automática esas tareas repetitivas que tanto desgastan a las empresas, y las combina con la inteligencia artificial para mejorar dichos procesos imitando la capacidad humana de aprender y analizar de forma crítica. Su incorporación en las empresas supone dar un paso más en materia de productividad.
CONTENIDOS
¿Qué es la IPA o hiperautomatización inteligente?
¿En qué tareas puedes suponer un valor la IPA?
Requisitos susceptibles de mejorar con la IPA
¿Qué es la IPA o hiperautomatización inteligente?
Imagine disponer de un robot que se encargue de todas esas tareas cotidianas que le resultan más tediosas, como responder correos con mensajes predefinidos, enviar facturas o contabilizar gastos, y que, además de hacerlas, le proponga mejoras para ahorrar tiempo y optimizar el proceso. Eso es, precisamente, la hiperautomatización inteligente. Al pensar en ello, es habitual imaginarse un robot con forma humana escribiendo en un ordenador, pero en realidad estos procesos pasan prácticamente desapercibidos. Entre sus aplicaciones se encuentran, por ejemplo, la aplicación de pólizas de seguros a casos de asistencia sanitaria, la extracción de datos de facturas para su contabilización o los cálculos que permiten recomendar a pequeños ahorradores las inversiones más adecuadas a su perfil.
Hasta el momento, estos procesos se limitaban a automatizar tareas a partir de algoritmos. Lo que aporta la IPA como novedad es la capacidad de aprendizaje de la IA (el machine learning o aprendizaje automático). Dicho de otro modo, la IA, gracias al aprendizaje profundo, es capaz de plantear sus propias propuestas para perfeccionar la automatización e incluso de tomar pequeñas decisiones bajo supervisión humana.
¿En qué tareas puedes suponer un valor la IPA?
Todas las empresas llevan a cabo tareas repetitivas que consumen una gran cantidad de tiempo y de recursos humanos. Se trata de tareas que provocan cuellos de botella y aportan poco valor añadido, pero que resultan imprescindibles para completar procesos importantes para la empresa.
ÁREA DE MARKETING
La cualificación de leads, es decir, de todos los contactos que la empresa obtiene a través de distintos canales y que podrían llegar a ser clientes, consiste en seleccionar aquellos que tienen verdadero potencial y descartar los que no son más que spam o tienen escaso interés para el negocio.
ÁREA DE OPERACIONES
Incluye un conjunto de tareas rutinarias relacionadas con el mantenimiento de herramientas, equipos o procesos, así como con su renovación, tanto en el plano comercial como en el técnico.
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Dejando a un lado la gestión de nóminas, que lógicamente requiere supervisión humana, existen numerosas comunicaciones obligatorias dirigidas a la plantilla (avisos, recordatorios, actualización de datos personales) que suponen una gran carga para el equipo de recursos humanos y le restan tiempo para dedicarse a la selección, la formación y otras funciones propias del departamento.
ÁREA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Es, sin duda, el área por excelencia de los procesos repetitivos pero imprescindibles: desde la emisión de facturas hasta la contabilidad, pasando por los recordatorios de pago y la actualización de los datos de clientes y proveedores.
Requisitos de los procesos susceptibles de mejorar con IPA
De entre todas estas tareas, pueden automatizarse aquellos procesos que reúnan las siguientes características:
- Son manuales y se repiten con frecuencia.
- Se rigen por reglas y presentan pocas excepciones.
- Se realizan en grandes volúmenes.
- Son procesos consolidados y estables, con margen para ganar eficiencia operativa.
- Trabajan con datos de entrada en formatos estandarizados y fáciles de leer.
La automatización de procesos apoyada en la IA no solo es capaz de ejecutar estas tareas, sino también de identificar en qué puntos pueden mejorarse e incluso de proponer cómo gestionar las excepciones.
Tecnologías que se utilizan en la IPA
Entre las tecnologías más útiles para la hiperautomatización inteligente, y sus aplicaciones en el ámbito empresarial, destacan las siguientes:
- Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Esta tecnología transforma datos no estructurados en un formato que una máquina puede interpretar. Aplicaciones: identificar los datos de una factura necesarios para contabilizarla, digitalizar documentos en papel o extraer la información clave de un documento legal.
- Procesamiento del lenguaje natural (PLN). Constituye la base de los chats inteligentes, aunque su utilidad va mucho más allá de obtener respuestas de herramientas como ChatGPT o Gemini. Aplicaciones: chatbots de atención al cliente, tratamiento masivo de correos electrónicos para extraer los datos relevantes y derivar la información compleja a un segundo nivel de análisis humano, o primera línea de atención de reclamaciones.
- Computación en la nube (cloud computing). Gracias a su velocidad de procesamiento y a una capacidad de almacenamiento prácticamente ilimitada, la nube permite alojar estos procesos sin necesidad de depender de infraestructuras locales. Aplicaciones: aplicaciones online que actúan como vías de entrada de datos para su procesamiento, herramientas digitales para publicar información o lanzar campañas publicitarias en internet, o intranets en las que los empleados registran datos que después se procesan mediante IPA.
Por último, según el informe «The Future of Jobs Report 2023» del Foro Económico Mundial, las empresas encuestadas calculaban que en 2027 el 42 % de sus tareas estarían automatizadas, frente al 34 % registrado cuando se elaboró el estudio. Y estas previsiones son anteriores a la gran explosión de la IA que tuvo lugar alrededor de 2024, por lo que todo indica que esa cifra crecerá de forma notable en los próximos años.
Conclusión
Las empresas que sepan sacar partido a la IPA, o hiperautomatización inteligente, contarán con una ventaja competitiva frente a las que no lo hagan, ya que, en realidad, no se trata de decidir si usar o no esta tecnología: tarde o temprano, acabará implantándose. Por eso, en lo que respecta a la IPA, la verdadera cuestión estratégica no es QUÉ tecnología incorporar, sino CUÁNDO hacerlo.
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