El mundo de los eventos se transformó radicalmente después del 2020 y hoy en día las ferias, los foros y los congresos se adaptan a la tecnología digital para dar servicios que ofrecen mayor comodidad y más personalización. Este es el caso de las ferias virtuales, que son eventos online que se celebran durante uno o varios días al año, en un contexto totalmente digital, donde los expositores y asistentes buscan temáticas comunes.
CONTENIDOS
El auge actual de las ferias virtuales
Principales beneficios de las ferias virtuales
1. Maximización de la seguridad
2. Mayor flexibilidad
3. Ahorro en costes
4. A la medida
5. Medición más fácil
6. Ecofriendly
El concepto de feria virtual es una versión actualizada e innovadora de lo que es una feria tradicional: una instalación donde, con una periodicidad determinada, se exponen productos industriales o de comercio para promover su conocimiento y su venta. En las ferias virtuales se recrea un espacio digital, similar al de las sedes físicas, en el cual los expositores pueden personalizar sus espacios mostrando sus productos de manera virtual.
El auge actual de las ferias virtuales
Las ferias virtuales son una opción cada vez más utilizada por microempresas y autónomos para dar a conocer su negocio sin necesidad de grandes costes. Actualmente, los modelos de eventos híbridos o totalmente online han ganado participantes frente a los eventos presenciales. Para muchas pequeñas empresas, la participación en una feria virtual tiene grandes ventajas: no tener que trasladarse físicamente, ahorrar tiempo, reducir costes o facilitar la asistencia desde cualquier parte del mundo. Se trata de una forma muy sencilla de dar a conocer productos y servicios, llegar a más público, no tener limitaciones de espacio y ahorrar dinero en la producción del evento, los viajes y el alojamiento.
Principales beneficios de las ferias virtuales
A continuación, explicaremos con más detalle las ventajas que para microempresas y autónomos ofrecen las ferias virtuales. Estas son las razones por las cuales los expertos en el sector comercial digital aseguran que este tipo de evento será cada vez más potenciado en la próxima década:
1. Maximización de la seguridad
Teniendo en cuenta el contexto de salud global, las ferias y eventos virtuales son la solución más segura para evitar grandes aglomeraciones de personas, es decir, lo contrario de lo que suele suceder en los eventos presenciales. La necesidad de evitar el contacto físico es precisamente el motivo principal por el cual la feria virtual se ha posicionado como una solución óptima a la hora de sustituir a las ferias y a los eventos presenciales, que en su día tuvieron que ser cancelados.
Además de la seguridad sanitaria, este tipo de eventos minimiza también los riesgos de cancelación por causa de agentes externos que pueden poner en peligro la celebración: condiciones climáticas adversas, alerta de terrorismo, accidentes, huelgas de transporte, etc.
2. Mayor flexibilidad
Con las ferias virtuales se deja de depender de la disponibilidad de espacios, de proveedores, de empresas, … Se minimiza el impacto de todos estos agentes en la celebración, pudiendo tener más libertad para elegir las fechas y los horarios que creamos más convenientes para el evento.
En relación a los asistentes, sucede exactamente lo mismo. Por un lado, se ahorra todo el tiempo que supone tener que desplazarse y la preparación del viaje; y ese tiempo se puede utilizar en una mejor preparación de las reuniones o en el propio planning. De otro lado, resulta mucho más cómodo poder conectarse desde cualquier lugar para después volver a la total normalidad cuando termina el evento. Con esta facilidad, la feria virtual puede que logre un mayor alcance, pues existen menos barreras para la asistencia de las personas.
3. Ahorro en costes
Si organizamos una feria virtual se puede obtener un gran ahorro en los costes de la logística de la celebración (alquileres de espacio y de mobiliario, servicios externos como seguridad, azafatas, montaje, etc.) La mayor parte del presupuesto se destinará tan solo al desarrollo de la plataforma y a la comunicación, por tanto, el ahorro será considerable siempre.
El dinero que se ahorra en gastos de logística se puede invertir en mejorar el plantel de ponentes, con invitados de más prestigio, que hace que el interés por inscribirse en la feria virtual sea mayor. También se puede contar, por ejemplo, con mejores expertos en branding y en marketing para mejorar la comunicación. Con ese dinero sobrante, podemos plantearnos aumentar la frecuencia de la celebración de la feria virtual, pasando de anual semestral o trimestral.
4. A la medida
Existen infinitas posibilidades tanto para el diseño de los stands como para la feria en sí misma, con diferentes niveles de realismo. El nivel de complejidad del desarrollo y del diseño vendrá marcado por dos factores: el presupuesto y los plazos de ejecución. El grado de personalización o customización puede ser muy amplio gracias a la tecnología disponible, que se puede adaptar muy bien a las necesidades de cada feria o de cada empresa expositora.
5. Medición más fácil
Otra de las grandes ventajas de las ferias virtuales con respecto a las ferias tradicionales, es la capacidad que ofrece a las empresas y a los organizadores de monitorizar el comportamiento de los usuarios y analizar prácticamente cualquier dato que pueda resultar de interés. Se puede obtener en tiempo real el perfil de los asistentes (demográfico, social y cultural) y su comportamiento, el tiempo que pasan en cada stand, el número de contactos que establecen, la cantidad de reuniones, sus duraciones y su grado de satisfacción. En definitiva, si se sabe utilizar bien estos recursos, se pueden adquirir datos de un valor incalculable para mejorar la prospección comercial.
6. Ecofriendly
Por último, es también interesante tener en cuenta el factor ecológico, que cada vez adquiere más peso en las empresas debido a la mayor concienciación de la sociedad. Las ferias virtuales tienen una huella ecológica mucho menor en la generación de residuos, en la documentación digital o en los desplazamientos que se evitan. Además, permite el reaprovechamiento de los stands y los expositores de la web, para darle un nuevo restyling y aprovecharlos para la siguiente feria virtual.
En resumen, debido a las múltiples ventajas de las ferias virtuales, las veremos cada vez con más frecuencia en el futuro. Para las microempresas y los autónomos es una forma muy económica de llegar a nuevos clientes potenciales. Gracias a internet, tenemos un mercado mucho más accesible y abierto para cualquiera que desee promocionar sus productos o sus servicios.
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