Las dietas de los autónomos: un gasto deducible

Si alguna vez has dudado sobre cómo deducir las dietas, es normal, pues las dietas son uno de los gastos más difíciles de deducir para los autónomos. Por eso, es importante conocer bien este procedimiento. Empecemos por lo básico: deducir es restar, descontar una cantidad. Es decir, un gasto deducible es una cantidad que se puede descontar de los impuestos que se pagan. En este caso concreto, Hacienda los denomina “gastos fiscalmente deducibles”. En el post de hoy, te explicaremos cuáles son los requisitos que establece la Agencia Tributaria para poder deducir las dietas de los autónomos.

CONTENIDOS

Tipos de impuestos de los autónomos

Las dietas de los autónomos o gastos de manutención

¿Cuánto dinero se puede desgravar en gastos de manutención?

¿Cómo se puede incluir las dietas en una factura?

Requisitos para poder desgravar las dietas del autónomo

Cómo justificar los gastos de manutención de un autónomo

Cómo declarar las dietas de los autónomos

Tipos de impuestos de los autónomos

Los autónomos tienen dos tipos de impuestos: el IVA y el IRPF. El IVA es el impuesto que grava el consumo y, por lo tanto, salvo que uno se dedique a una actividad que esté exenta de IVA, todos los productos y servicios deben llevarlo. El IVA de las ventas -IVA repercutido- hay que ingresarlo en Hacienda y el IVA de las compras -IVA soportado- se puede deducir.

Por otro lado, está el IRPF -El impuesto sobre la renta de las personas físicas- que grava la actividad. Es decir, se trata del impuesto en donde se tributa por lo que ganamos al realizar nuestro trabajo y que Hacienda denomina, “rendimientos de actividades económicas”. Cuando se realiza cualquier actividad, se suele incurrir en gastos y Hacienda nos permite deducirlos en el impuesto del IRPF. Uno de esos tipos de gastos son las llamadas dietas.

Las dietas de los autónomos o gastos de manutención

Las dietas son “comidas” y forman parte de ese amplio grupo que se denomina gastos fiscalmente deducibles por los autónomos. Y aunque las dietas sean comidas, no son cualquier tipo de comida. Hacienda solo entiende por dietas una parte de la manutención: cuando un autónomo tiene que desplazarse por trabajo o cuando, también por trabajo, es necesario comer fuera de casa. La comida se usa en su sentido más extenso: desayuno, almuerzo y cena.

Hacienda no habla propiamente de dietas, sino de gastos de manutención y entre este tipo de gasto incluye:

1. Las dietas propiamente dichas (las comidas del día).
2. El alojamiento en caso de viajes a otro municipio o al extranjero.

¿Cuánto dinero se puede desgravar en gastos de manutención?

Las dietas de los autónomos tienen un límite para Hacienda. Este límite depende de 2 factores:

1. Que alguien esté en España o en el extranjero. En España el límite es 26,67 Euros/Día y en el extranjero, 48,08 Euros/ día
2. Que se pernocte o no en un municipio distinto al de la residencia propia. En este caso en España el límite es 53,34 euros/día y en el extranjero, 91,35 euros/día

¿Y qué sucede si alguien se pasa ese límite? Pues que todo lo que exceda de esas cantidades, no se puede deducir. Por ejemplo, supongamos que se ha viajado al extranjero y se ha pernoctado una noche. El coste, entre comidas y noche de hotel, han sido 120 euros al día. Pues bien, solo se pueden deducir los primeros 91,35 euros en el IRPF y los 28,65 euros restantes no serán deducibles.

¿Cómo se puede incluir las dietas en una factura?

Las dietas se pueden incluir en la factura a través de lo que se conoce como gastos suplidos. Para ello, es necesario contar con el visto bueno del cliente al que se va a visitar y facturar, ya que habrá que pedir las facturas de las dietas a su nombre. En este caso, el autónomo adelanta el pago de esas facturas para, posteriormente, repercutirlas en la factura que se emita por los servicios prestados.

Por ejemplo, imaginemos que alguien es un consultor y se dedica a viajar a diferentes ciudades para impartir conferencias. Entonces recibe una propuesta de Barcelona para dar una conferencia por un total de 1.000 euros (incluye IVA). Pero, durante el viaje incurre en gastos de transporte, comida y alojamiento por un total de 300 euros (no incluyen IVA). Entonces, la factura quedaría así:

• Conferencia en Barcelona = 1000 euros.
• Suplidos = 300 euros.
• Total a cobrar = 1.300 euros.

De esta manera, no tendrás gastos deducibles a tu nombre y contabilizarás correctamente las dietas.

Los errores con las dietas pueden derivar en recargos y sanciones de entre 50% y el 150% del importe, si no ha sido correctamente justificado.

Requisitos para poder desgravar las dietas del autónomo

Según Hacienda, para que un gasto sea fiscalmente deducible, es necesario que esté vinculado a la actividad desarrollada, es decir, tiene que darse en el transcurso de un trabajo, por ejemplo, una comida en un viaje de trabajo o las comidas que se hacen fuera de casa por trabajo.

Las comidas con clientes o con proveedores son más controvertidas de justificar, aunque una reciente sentencia del Tribunal Supremo (Sentencia 458/2021) abre la puerta a este tipo de deducción si se cumplen los siguientes requisitos específicos:

1. Que el autónomo haya pagado. (No se puede deducir si ha pagado otra persona)
2. Que el gasto tenga lugar en establecimientos de restauración (bar, cafetería o restaurante) u hostelería.
3. Que se pague con tarjeta u otro medio electrónico y que ese medio esté a nombre del autónomo, por si Hacienda decide verificarlo.

Además, se debe cumplir los requisitos generales de todo gasto fiscalmente deducible:

1. Que el gasto esté registrado en la contabilidad, es decir, en los libros de registros, los documentos en donde se anotan los ingresos y los gastos.
2. Que estos gastos estén correctamente imputados, es decir, que ese gasto debe pertenecer al periodo impositivo en el que se pretende deducir. Por ejemplo, octubre del 2022 para la renta de 2022.
3. Que ese gasto esté justificado. La justificación es muy importante y es, quizás, la parte más problemática cuando a Hacienda le da por revisar gastos.

Cómo justificar los gastos de manutención de un autónomo

A Hacienda le gustan las pruebas. Y una prueba importante puede ser una factura completa o una factura simplificada (antes llamada ticket) que demuestre el gasto. Es importante, eso sí, que en el comprobante figuren los siguientes datos:

1. El número y la fecha de la factura.
2. Los datos del establecimiento (razón social con su NIF y dirección).
3. Los datos del autónomo (nombre, apellidos, NIF y dirección).
4. La descripción del servicio.
5. El importe pagado.

No obstante, para Hacienda, la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto a la existencia de las operaciones. Esto quiere decir que si Hacienda se pone quisquillosa, puede decir que la factura, por completa que esté, no es prueba suficiente. Y según las leyes actuales, si a Hacienda no le acaba de convencer la factura como prueba, corresponde al obligado tributario aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones. Es decir, en caso de que Hacienda desconfíe, se deberá demostrar, con otras pruebas, que realmente existió esa comida o ese alojamiento en el hotel y su relación con la actividad económica.

Y como no hay nada escrito, cuantas más pruebas, mejor. Por ejemplo, los mensajes de WhatsApp o los correos electrónicos que demuestren que tuvo lugar esa comida con ese proveedor y que fue una comida vinculada a la actividad. Incluso puede servir como prueba un libro de visitas o una agenda de trabajo.

Cómo declarar las dietas de los autónomos

Las dietas son solo deducibles en el IRPF, por lo que este es el lugar para indicarle a Hacienda la intención de desgravar estos gastos. La Declaración de la Renta se presenta una vez al año, normalmente entre abril y junio.

Al realizar la declaración por la sede electrónica se pueden consignar todos los gastos en un espacio cuyo epígrafe se denomina “gastos fiscalmente deducibles”. Y entre los distintos subapartados, existe uno reservado a “gastos de manutención del contribuyente”. Aunque en la declaración no haya que presentar los justificantes de los gastos, se recomienda que se tengan bien guardados durante 4 años, que es el tiempo del que dispone Hacienda, para hacer una inspección.

Desafortunadamente, son muchos los autónomos que no saben que se pueden deducir gastos de manutención, o peor aún, que no saben cómo hacerlo bien. Hacienda tampoco lo pone fácil y aunque la ley está más o menos clara, cuando Hacienda desconfía y le da por inspeccionar, no se sabe muy bien cómo puede terminar la cosa. Así, que lo recomendable es contar con el asesoramiento de un buen profesional a la hora de presentar los gastos en la Declaración de la Renta.