Deducción del gasto de combustible, aunque el vehículo no esté a tu nombre

La mitad de los autónomos necesitan el coche para poder llevar a cabo su actividad. Pero los datos reflejan que tan solo un 9% tiene un vehículo utilizado en exclusiva para su negocio. El 86% tiene que utilizar su coche particular para este fin. Por ello los autónomos han estado reclamando a Hacienda para que la deducción del gasto de combustible no se aplique solamente a aquellos coches declarados de tipo industrial. Esta reclamación se ha escuchado en las últimas noticias conocidas referentes a autónomos y por fin hay respuesta para ella.

Los autónomos pueden deducirse los gastos de combustible y de las reparaciones de los vehículos que usan para ejercer su actividad, aunque estos no estén a su nombre. Esta situación se ha aclarado después que la Dirección General de los Tributos (DGT) ha respondido, en una consulta vinculante con fecha del 7 de octubre del 2021, sobre una cuestión planteada sobre la deducción del gasto de combustible de un vehículo que, si bien estaba vinculado a la actividad profesional, no era propiedad del autónomo.

Hacienda ha dejado claro que el uso por una persona física que ejerce una actividad económica como autónoma de un vehículo que no es de su propiedad, permite la deducción del gasto de combustible o el generado por las reparaciones y revisiones a que se someta el vehículo, porque se trata de gastos desvinculados de la adquisición de este.

Las cuotas soportadas por la adquisición de combustible son deducibles siempre que su consumo afecte al desarrollo de la actividad empresarial del sujeto pasivo, y en la medida en que vaya a utilizarse previsiblemente en el desarrollo de dicha actividad económica. Se deben comportar igual que el resto de las cuotas soportadas por la adquisición de bienes y servicios relacionados con dicha actividad.

Lo que dice la ley sobre la deducción

Lo relevante es la afectación, directa y exclusiva, de un bien a la actividad empresarial o profesional, así como el grado de utilización en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional, debe acreditarse por el sujeto pasivo o por cualquier medio de prueba admitida en Derecho.

La LIVA (ley de IVA) admite que se pueden deducir las cuotas soportadas o satisfechas por la adquisición o importación de bienes y servicios directamente relacionados con los bienes afectos. Es decir, la adquisición de accesorios y piezas de recambio, combustible, carburantes, lubricantes y productos energéticos necesarios para su funcionamiento, o servicios de aparcamiento, utilización de vías de peaje; así como la rehabilitación, renovación y reparación de los vehículos.

Sobre la deducibilidad de las cuotas soportadas por la adquisición de bienes o servicios (combustible, revisiones, reparaciones, peajes, etc.) directamente relacionados con bienes de inversión (vehículos), el Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha declarado que la afectación de un bien de inversión determina la aplicación del sistema del Impuesto sobre el Valor Añadido al propio bien; y no a los bienes y servicios utilizados para su explotación y su mantenimiento.

Reglas básicas para la deducción de los gastos de combustible

Muchos asesores destacan la importancia que, para un autónomo, tiene el aclarar en su contabilidad todos los importes y en qué medida estos afectaran al IVA o al IRPF, dependiendo de cada caso. Esto es especialmente importante en el caso de los gastos un vehículo, pues Hacienda suele revisar los gastos del coche con detalle.

En el caso de que exista una revisión por parte de Hacienda y se decida que no correspondía aplicar la desgravación, el proceso se resolverá más fácilmente, si previamente hemos llevado un control o listado en donde hayamos ido anotando regularmente todos los gastos relacionados con nuestros movimientos.

Hay que tener en cuenta la importancia de la factura, como en cualquier otro gasto que queramos incluir en la contabilidad de nuestra actividad. A efectos prácticos, hay que notificar correctamente este tipo de gasto en la contabilidad mediante una factura de compra para entender mejor qué tipo de desgravaciones se pueden hacer en cada caso. Por ejemplo, suponiendo que tengas 100 euros en gastos de combustible y por quizás por tu profesión no puedes desgravarte el combustible del coche en concepto de IRPF, pero quizás sí en el 50% de IVA.

Cómo registrar contablemente la deducción

En el caso del ejemplo anterior, hay que registrar en la contabilidad una factura de compra con dos líneas de factura:

1. La primera línea de factura con la mitad de la base imponible (En el ejemplo anterior 50 euros), a esta cantidad se añade el IVA que corresponda (21%) y se selecciona la categoría de “Gasto no deducible” para indicar que no tienes derecho a deducir el IRPF. El programa añadirá el IVA exacto que se puede deducir (En nuestro ejemplo, 10,50 euros de IVA soportado)
2. En la segunda línea de factura, hay que poner el total de la primera línea de factura (Es decir, 60,50 euros: base imponible + IVA) y añadir la categoría “Gasto no deducible” e “IVA no sujeto”

Como ves, antes de desgravar los gastos de tu coche en tu contabilidad como autónomo, hay que tener claras varias cuestiones:

1. ¿Tengo derecho a deducir los gastos de mi coche en concepto de IRPF?
2. ¿Qué porcentaje de IVA puedo desgravar?
3. ¿Qué categoría de gasto debo indicar en la factura de compra?

Y por supuesto, recuerda siempre indicar en la factura correctamente los datos fiscales de tu proveedor.

Teniendo todo esto claro, es sencillo realizar la deducción del gasto de combustible cuando presentas la declaración.