¡Digitalízate!: las ventajas de la firma electrónica

La firma electrónica se ha convertido en una gran solución para PYMES y autónomos, que cada día reciben documentos que deben ser firmados. Gracias a ella, se consiguen agilizar estos procesos. Pero a pesar de ser un recurso cada día más común en las empresas, todavía hay muchos que no la utilizan, quizás porque no están familiarizados con su funcionamiento. Te contamos las ventajas de la firma electrónica.

Son muchos hoy en día los documentos que necesitan ser firmados. El procedimiento siempre resulta tedioso: imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y volverlo a enviar. Y así, uno a uno. Por eso la firma electrónica ha tenido tan buena acogida, pues permite firmar digitalmente un documento en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Una firma electrónica es un proceso que identifica a un equipo informático o a una persona en la gestión y tramitación de documentos electrónicos. ¿Cómo? A través de métodos criptográficos que aseguran su seguridad y autenticidad. Esto permite que tanto el receptor como el emisor de un documento se puedan identificar mutuamente.

¿Qué tipos de firma electrónica hay?

A día de hoy, existen tres tipos de firma electrónica:

1. FIRMA ELECTRÓNICA. Es la más básica. Permite identificar a un firmante, por ejemplo, a través de un usuario y una contraseña.
2. FIRMA ELECTRÓNNICA AVANZADA. Es la que identifica al firmante y es capaz de detectar cualquier cambio posterior en los datos firmados.
3. FIRMA ELECTRÓNICA RECONOCIDA. Esta firma es considerada como el equivalente legal a la firma manuscrita. Solo una Autoridad de Certificación puede emitirla, ya que así se comprueba la identidad del certificado y se genera un dispositivo seguro para firmar.

¿Qué se necesita para firmar electrónicamente?

Se necesita un certificado digital. Este garantiza la autenticidad de la firma, es decir, da fe de que la persona es quien dice ser, lo que se traduce en una legalidad plena. Son las propias Autoridades de Certificación las encargadas de otorgar dichos certificados digitales. En España, es responsabilidad del FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

Es muy difícil falsificarla, y eso es una de las ventajas más importantes de la firma electrónica. Aun así, es recomendable tomar una serie de precauciones para que esto no pueda ocurrir, como proteger el certificado con una contraseña segura o no dejarlo fuera de nuestro control.

¿Para qué se usa la firma electrónica?

La firma electrónica está orientada a realizar operaciones por Internet, que en la vida diaria necesitarían de un proceso para validarlas, como por ejemplo una firma de presupuesto o un contrato. Se puede usar en una petición de la vida laboral, para firmar facturas electrónicas, correos electrónicos, hacer solicitudes en los registros electrónicos administrativos o en la recepción de notificaciones electrónicas.

Ventajas de la firma electrónica

1. REDUCE COSTES. Se eliminan los costes que van asociados a la firma de documentos en papel como la impresión, el papel, los gastos de envío, etc.
2. DISMINUYE EL RIESGO. La firma electrónica es jurídicamente vinculante. Identifica al firmante de manera inequívoca y asegura la integridad del documento. De este modo, permite mejorar tanto la seguridad como el cumplimiento normativo de los registros electrónicos.
3. AHORRA TIEMPO. El no firmar manualmente permite reducir considerablemente el tiempo que se dedica a firmar. Digitalizar este tipo de procesos es la tarea principal que deben acometer los trabajadores autónomos del siglo XXI.
4. AUMENTA EL ESPACIO DE LA OFICINA. Esto es posible gracias a que se reduce la cantidad de papel a almacenar, así como la cantidad de archivadores y otros dispositivos de almacenamiento que suelen ocupar mucho espacio.
5. MEJORA LAS RELACIONES CON CLIENTES Y PROVEEDORES. La firma digital es una vía más moderna y sencilla para finalizar los flujos de trabajo. Por tanto, hará que clientes, empleados y proveedores puedan disfrutar de una mejor y más eficiente experiencia y estarán más satisfechos.

La firma electrónica es, en definitiva, un paso importante para la digitalización de las PYMES y autónomos, que deberán actualizarse y realizar sus tareas con herramientas tecnológicas, si no quieren terminar siendo expulsados del mercado profesional. Ha llegado la hora de aprovechar las ventajas de la firma electrónica ¡Comienza a digitalizarte!

En Extra Software somos expertos en los procesos de transformación digital para autónomos y PYMES. Si deseas hacernos cualquier consulta, nuestros especialistas estarán encantados en orientarte.